Introducción
Los formularios W2 y W4 son documentos fundamentales en el sistema tributario de Estados Unidos, relacionados con el empleo y la retención de impuestos.
Aunque ambos formularios están asociados con los ingresos y las obligaciones fiscales de los empleados, sirven para propósitos distintos en la relación laboral y fiscal.
En este artículo, exploraremos las 10 principales diferencias entre W2 y W4, enfatizando su importancia y uso en la gestión de impuestos personales y retenciones salariales.
Diferencias
- Propósito: El formulario W2 es un documento que emite el empleador al final del año fiscal para reportar los salarios pagados y los impuestos retenidos de un empleado. El W4, conocido como el Certificado de Retención del Empleado, es utilizado por el empleado para indicar al empleador cuánto impuesto debe retener de su salario.
- Uso por parte del empleador y el empleado: El W2 es utilizado por el empleador para informar al IRS sobre los ingresos y las retenciones fiscales del empleado. El W4 es completado por el empleado y entregado al empleador para determinar la retención de impuestos adecuada de su salario.
- Momento de presentación: Los empleados reciben el formulario W2 del empleador cada año, generalmente antes del 31 de enero. El formulario W4 se llena al inicio del empleo o cuando las circunstancias personales o financieras del empleado cambian, afectando su situación fiscal.
- Información incluida: El W2 incluye detalles totales de los ingresos anuales, así como las cantidades de impuestos federales, estatales y otros impuestos retenidos. El W4 incluye la situación de declaración del empleado, el número de dependientes, y cualquier deducción adicional o cantidad extra que deseen retener.
- Actualizaciones y cambios: El formulario W2 no requiere actualizaciones por parte del empleado, ya que refleja el historial anual de salarios e impuestos. El W4 puede y debe actualizarse por el empleado cada vez que sus situaciones financieras o personales cambien, para asegurar la retención de impuestos correcta.
- Impacto en la declaración de impuestos: El W2 es esencial para la declaración de impuestos anual del empleado, ya que proporciona la información necesaria para determinar el impuesto adeudado o el reembolso. El W4 afecta directamente la cantidad de impuestos retenidos durante el año, influyendo en si el empleado debe impuestos o recibe un reembolso al final del año fiscal.
- Obligaciones legales: El empleador tiene la obligación legal de proporcionar el W2 al empleado y al IRS. En cambio, es responsabilidad del empleado completar y presentar el W4 al empleador para asegurar la retención adecuada de impuestos.
- Confidencialidad y privacidad: El formulario W4 contiene información personal y financiera sensible que solo se comparte entre el empleado y el empleador para determinar la retención de impuestos. El W2, aunque también contiene información personal, se envía al IRS y al empleado, y sirve como un registro oficial de ingresos y impuestos para el año.
- Frecuencia de uso: Un empleado generalmente completa el formulario W4 una vez al inicio de su empleo o cuando sus circunstancias cambian, mientras que recibirá un W2 cada año fiscal de cada empleador para el que trabajó durante ese año.
- Implicaciones fiscales directas: El W4 tiene una implicación fiscal directa en los ingresos regulares de un empleado al determinar cuánto dinero se retiene para impuestos en cada período de pago. El W2 tiene implicaciones fiscales al final del año, determinando cuánto se pagó en total y qué ajustes deben hacerse durante la declaración de impuestos.
Conclusión
Los formularios W2 y W4 juegan roles críticos pero distintos en la administración de impuestos y retenciones salariales en Estados Unidos.
Mientras que el W2 documenta los ingresos y los impuestos ya retenidos, el W4 guía al empleador sobre cuánto impuesto retener en el futuro.
Entender estas diferencias es esencial para los empleados y empleadores para garantizar el cumplimiento fiscal y la precisión en la retención de impuestos.
