Diferencias entre gestión de la información y gestión del conocimiento

Introducción

La gestión de la información y la gestión del conocimiento son dos disciplinas esenciales en la era digital actual. A pesar de que ambos términos a menudo se usan de manera intercambiable, existen diferencias fundamentales entre ellos que afectan la manera en que las organizaciones manejan sus datos y conocimiento.

En este artículo, exploraremos las 10 principales diferencias entre gestión de la información y gestión del conocimiento. Estas diferencias abarcan desde el enfoque y los objetivos hasta las prácticas y herramientas utilizadas, proporcionando una comprensión clara de cómo cada disciplina contribuye al éxito organizacional.

Diferencias

1. Enfoque principal:
   • Gestión de la información: Se centra en la recopilación, almacenamiento, y distribución de datos y documentos. Su objetivo principal es asegurar que la información correcta esté disponible para las personas adecuadas en el momento adecuado.
   • Gestión del conocimiento: Se enfoca en la creación, compartición, y utilización del conocimiento. Va más allá de la información estructurada para incluir experiencias, habilidades y competencias tácitas.
2. Definición y naturaleza:
   • Gestión de la información: Trata con datos y documentos explícitos, estructurados y fácilmente codificables. La información es objetiva y puede ser fácilmente almacenada y recuperada.
   • Gestión del conocimiento: Incluye tanto el conocimiento explícito como el tácito, que es más difícil de codificar y transmitir. El conocimiento es subjetivo y depende del contexto y la experiencia personal.
3. Objetivos a corto y largo plazo:
   • Gestión de la información: Sus objetivos suelen estar orientados a la eficiencia operativa, asegurando que los datos estén bien organizados y accesibles.
   • Gestión del conocimiento: Busca fomentar la innovación y mejorar la toma de decisiones a largo plazo mediante la creación y transferencia efectiva del conocimiento.
4. Procesos y prácticas:
   • Gestión de la información: Incluye procesos como la clasificación, almacenamiento, y recuperación de documentos. Utiliza bases de datos y sistemas de gestión documental.
   • Gestión del conocimiento: Implica prácticas como el mentoring, la creación de comunidades de práctica, y la implementación de sistemas de gestión del conocimiento (KMS) que facilitan la colaboración y el intercambio de conocimientos.
5. Medición del éxito:
   • Gestión de la información: El éxito se mide a través de indicadores como la precisión, la accesibilidad, y la eficiencia en la recuperación de datos.
   • Gestión del conocimiento: Utiliza métricas más cualitativas, como la efectividad en la transferencia de conocimiento, la innovación resultante, y la mejora en la toma de decisiones.
6. Rol en la estrategia organizacional:
   • Gestión de la información: Su rol es principalmente operativo, apoyando la eficiencia y la productividad diaria de la organización.
   • Gestión del conocimiento: Juega un papel estratégico fundamental, contribuyendo a la competitividad a largo plazo mediante la creación de una cultura de aprendizaje continuo y adaptación.
7. Interacción con la tecnología:
   • Gestión de la información: Utiliza herramientas tecnológicas como sistemas de gestión de bases de datos (DBMS) y sistemas de gestión documental (DMS).
   • Gestión del conocimiento: Emplea tecnologías avanzadas como plataformas colaborativas, software de gestión del conocimiento, y herramientas de inteligencia artificial para capturar y compartir conocimientos tácitos y explícitos.
8. Innovación y adaptabilidad:
   • Gestión de la información: Puede ser menos flexible, enfocándose en mantener y proteger la integridad de los datos.
   • Gestión del conocimiento: Es inherentemente innovadora y adaptable, buscando continuamente nuevas maneras de capturar y utilizar el conocimiento para mejorar los procesos y productos.
9. Uso y aplicación:
   • Gestión de la información: Se aplica en la administración de documentos, registros y archivos necesarios para las operaciones diarias.
   • Gestión del conocimiento: Se utiliza para mejorar el aprendizaje organizacional, la resolución de problemas complejos y la innovación.
10. Adaptación a las tendencias del mercado:
    • Gestión de la información: Puede ser más lenta para adaptarse a las nuevas tecnologías y tendencias debido a su naturaleza estructurada.
    • Gestión del conocimiento: Es ágil y rápidamente se adapta a las nuevas tendencias, adoptando tecnologías emergentes y metodologías innovadoras para mantener una ventaja competitiva.

Conclusión

En resumen, mientras que la gestión de la información se centra en la administración eficiente de datos y documentos, la gestión del conocimiento se orienta hacia la creación y utilización efectiva del conocimiento para fomentar la innovación y mejorar la toma de decisiones. Ambas disciplinas son cruciales para el éxito organizacional, pero sus enfoques, objetivos y prácticas las distinguen claramente. Comprender estas diferencias es esencial para optimizar la administración tanto de la información como del conocimiento dentro de cualquier organización.

Para finalizar, te presentamos un resumen de las diferencias:

Esta tabla resume las principales diferencias entre la gestión de la información y la gestión del conocimiento, destacando cómo cada disciplina contribuye de manera única al éxito de la organización.